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POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE TRUE COMFORT

Selon la législation canadienne, Bill C-6, sanctionné le 13 avril 2008, True Comfort applique les 10 principes énoncés par La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Pour de plus amples renseignements sur vos droits et responsabilités en ce qui concerne cette loi, veuillez consulter le site internet suivant : https://www.priv.gc.ca/fr

Veuillez lire la version complète de la politique sur la protection des renseignements personnels de True Comfort.

RESPONSABILITÉ
True Comfort inc. (nommé ci-après True Comfort, et composé de la société elle-même et ou de toutes les marques commercialisées par la société) applique les 10 principes énoncés par La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui sont composés des éléments de responsabilités suivants et sont maintenus par l’officier pour la protection des renseignements personnels.

L’officier pour la protection des renseignements personnels s’assure que toutes responsabilités soient comprises et suivies par l’ensemble de l’organisation et répond à chacune des questions en rapport avec la politique sur la protection des renseignements personnels venant d’un client/prospect/consommateur/employé/autre.

True Comfort protège toute information personnelle que l’organisation a en sa possession par l’entremise de ses systèmes de supports internes et de ses coupe-feu. L’information personnelle d’un client n’est jamais transférée à une tierce partie sans le consentement spécifique de celui-ci.

True Comfort est responsable de toutes les stipulations inscrites dans la politique sur la protection des renseignements personnels de l’entreprise.

True Comfort recueille les informations personnelles des clients de la façon suivante :

1. Pour ouvrir un compte (une demande de crédit est complétée) :
L’information recueillie inclus : nom et prénom, nom de compagnie, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, courriel, site internet, institution bancaire avec personne(s)-ressource(s), type d’entreprise, date d’incorporation, fournisseurs, etc.

Cette information est utilisée pour s’assurer du bon fonctionnement du processus de commande et l’efficacité de la livraison de nos produit(s) et service(s).

L’information recueillie est transférée dans le réseau de l’entreprise, laquelle peut être vue par tous les employés, cependant seulement le département de la comptabilité détient un accès permissif pour changer l’information du réseau relatif aux détaillants.

2. À des fins de marketing :
Le département de marketing envoie régulièrement de l’information sous forme de communiqués de presse/promotions, etc., via courriels/publicités/télécopies/envois postaux, etc., à leurs détaillants/prospects/consommateurs pour qu’ils soient à l'affût des évènements/promotions/informations de produit ou sur l’industrie qui pourraient être bénéfiques pour ces gens.

True Comfort offre toujours au détaillant/prospect/client l'option de ne plus recevoir ces communications.

Les détaillants sont ajoutés à la liste de True Comfort aussitôt qu’ils sont considérés comme étant des détaillants autorisés de True Comfort.
Les détaillants sont mis au courant de l’ajout de leurs renseignements sur la liste True Comfort aussitôt qu’ils nous envoient leurs formulaires de demande de crédit dûment remplis.

Les prospects/consommateurs/utilisateurs peuvent s’inscrire eux-mêmes dans la base de données de True Comfort via plusieurs ressources en ligne, comme un des sites internet de True Comfort. Il est entendu qu’après avoir soumis sont inscription le prospect/consommateur/utilisateur accepte que ses renseignements soient ajoutés à la base de données de True Comfort. Cependant, chaque fois que nous communiquerons avec le prospect/consommateur/utilisateur, celui-ci disposera d’une option pour ne plus recevoir ces communications s’il le désire.

Objectif de la collecte de données marketing :
Informer les détaillants/prospects/consommateurs/utilisateurs, par le biais de diverses formes de marketing, des nouveaux produits, produits déjà existants, marques, services offerts, nouvelles, promotions et événements dans l’industrie du chauffage et/ou d’intérêt général pour le consommateur. Le département du marketing utilisera une variété de renseignements personnels seulement, fourni par un individu à True Comfort, dans le but de recevoir de la documentation/promotions/etc., en rapport au marketing, à moins que le client en décide autrement et par conséquent fournit son consentement. Toute l’information personnelle sera recueillie par l’entremise de courriel/internet/télécopieur/téléphone/poste.

Chaque promotion du marketing par internet/courriel de True Comfort contiendra :
La politique sur la protection des renseignements personnels de True Comfort avec de l’information concernant qui joindre pour obtenir des réponses à des questions.
Une procédure pour ne plus recevoir de promotions/autres initiatives du département de marketing.
Une procédure pour corriger les renseignements personnels.
Une procédure pour nous faire parvenir les commentaires.

DÉTERMINATION DE L’OBJECTIF
Avant de devenir un détaillant, chaque nouveau distributeur reçoit un formulaire de demande de crédit True Comfort. À l’endos de ce formulaire de demande de crédit, il est stipulé que tous les nouveaux distributeurs/détaillants feront partie de la base de données True Comfort (bien lire la politique sur la protection des renseignements personnels qui se trouve en ligne au : www.truecomfortsystems.com ). Cependant après la réception des premières communications marketing par courriel/télécopieur/autres, le détaillant peut décider de se retirer de la base de données marketing en tout temps en communiquant avec True Comfort par téléphone, télécopieur, courriel ou sur le site internet.

CONSENTEMENT
Le consentement se produit lorsque le formulaire de demande de crédit est signé (classé par True Comfort à titre de preuve de la signature, département de compatibilité) dans le cas des nouveaux détaillants. Cependant, dans le cas des détaillants déjà existants, le consentement pour recevoir du matériel de marketing, est obtenu soit en ligne (dans le cas d’une liste d’envoi par internet) ou par téléphone/poste pour liste d’envoi postal (le département de marketing s’occupe du suivi des consentements).

Dans l’éventualité qu’un détaillant/prospect/consommateur/utilisateur choisit de se retirer de la base de données marketing de True Comfort (le consentement est retiré), il assume la responsabilité de ne pas être informé des nouvelles promotions, nouveaux services offerts, évènements, etc., que True Comfort peut offrir à n’importe quel moment.
Il est entendu que le détaillant/prospect/consommateur/utilisateur qui se retire de la base de données marketing ne recevra aucun matériel communiqué par le département de marketing à moins d’un avis contraire.

COLLECTE LIMITÉE
True Comfort recueillera seulement les informations pertinentes pour procéder à la livraison de ses produits. Dans le cas du matériel de marketing, seulement les informations pertinentes pour la livraison et le suivi du matériel de marketing seront recueillies (aussi peu que : le nom, nom de compagnie et courriel – autant que : le nom, nom de compagnie, adresse, téléphone, télécopieur, courriel).

UTILISATION LIMITÉE, DIVULGATION ET CONSERVATION
L’information personnelle concernant le détaillant/prospect/consommateur/utilisateur sera utilisée seulement dans les circonstances suivantes :

Bon fonctionnement du processus de commande et de livraison.

Efficacité des communications par rapport aux évènements, promotions, matériels promotionnels, catalogues, communiqués de presse, publicités, autres formes de marketing, etc.

Pour faciliter toutes les demandes en matière de communication par le détaillant/prospecte/consommateur à l’endroit de True Comfort.

Aucune information sur le client ne sera divulguée pour d’autres raisons que celles stipulées ci-dessus.

PRÉCISION DE L’INFORMATION
L’information du détaillant/prospect/consommateur/utilisateur peut être changée/mise à jour à n’importe quel moment.

Les détaillants/prospects/consommateurs/utilisateurs peuvent demander que leurs informations soient révisées/mises à jour, s’ils le souhaitent. Dès que ces derniers communiquent avec True Comfort en raison d’ un changement d’information, tous les changements seront effectués dans les 48 heures suivantes.

Pour qu’un détaillant/prospect/consommateur/utilisateur reçoive la liste d’information tenue par True Comfort, le détaillant/prospect/consommateur/utilisateur doit communiquer avec True Comfort par courriel, télécopieur ou par téléphone. True Comfort s’assurera d’envoyer l’information demandée. Les clients doivent entrer en contact avec l’officier pour la protection des renseignements personnels pour obtenir toute information personnelle stipulée ci-dessus.

PROTECTION DE L’INFORMATION
Chez True Comfort, l’information du client est protégée de façon suivante :
a)Accès limité à ceux qui traitent directement avec les comptes.
b)Système informatique de True Comfort, coupe-feu, etc.

Ces deux précautions nous assurent que l’information est utilisée et diffusée adéquatement à travers l’organisation (True Comfort), permettant un processus efficace pour les commandes et le transfert d’information.

OUVERTURE
Le client peut demander à n’importe quel moment une copie de la politique sur la protection des renseignements personnels de True Comfort. Elle est offerte sur le site internet de True Comfort et ainsi que sur tous les sites internet associés à True Comfort et peut aussi être transmise par tous les employés de True Comfort. Tous les détaillants sont informés de la politique sur la protection des renseignements personnels par l’entremise du formulaire de demande de crédit sur lequel elle est stipulée.

Tous prospects/consommateurs/utilisateurs seront informés de la politique sur la protection des renseignements personnels de True Comfort, car elle sera accessible sur les sites internet de l’entreprise ainsi que grâce à un lien inséré dans tous les messages courriel.

ACCÈS INDIVIDUEL
À tout moment, les détaillants/prospects/consommateurs/utilisateurs peuvent demander leurs informations personnelles. Ces individus peuvent seulement demander des renseignements personnels spécifiques conservés par True Comfort. Les individus, autres que celui qui a consenti à faire partie de la base de données True Comfort n’auront pas accès à l’information des autres membres inscrits dans la base de données.

CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ
Si, à tout moment, un individu croit que True Comfort n’a pas respecté ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, une plainte formelle peut être déposé si requis.

Si vous avez des questions ou commentaires par rapport à la politique sur la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec notre officier pour la politique sur la protection des renseignements personnels.

Pierre Guay | pguay@truecomfortsystems.com | 1-877-800-8783 poste 320

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